fbpx

TIETOSUOJA JA EVÄSTEET

Tietosuojaseloste ja evästekäytäntö, päivitetty 24.2.2021.

1. Rekisterinpitäjä

Copla Oy (”Copla”)

Y-tunnus 2416227-4

https://www.copla.fi

Ruosilankuja 3 A

00390 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Saku Lukkala, +358 40 551 5632, saku.lukkala@copla.fi

3. Käsittelyn perusteet ja tarkoitus

Copla voi käsitellä henkilötietoja seuraavilla perusteilla ja seuraavaan tarkoitukseen:

  • Sopimus: Copla käsittelee DocStarter-palvelun käyttäjän tietoja täyttääkseen siihen liittyvän Coplan ja sen asiakasyrityksen välisen sopimuksen;
  • Suostumus: Copla voi käyttäjän suostumuksella käsitellä myös muita asiakassuhteeseen liittyviä henkilötietoja. Copla voi pyytää käyttäjän suostumuksen, mikäli käsittelyn tarkoitukset muuttuisivat;
  • Oikeutettu etu: Copla voi käsitellä asiakkaidensa ja DocStarter-palvelun käyttäjien tietoja liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittämiseen, väärinkäytösten estämiseen ja selvittämiseen, DocStarter-palvelun käytön analysointiin, sekä sisältöjen, mainonnan ja markkinointiviestien kohdentamiseen; ja
  • Lakisääteinen velvoite: Kun Copla on velvoitettu säilyttämään asiakkaan henkilötietoja noudattaakseen kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä, perustuu niissä tapauksissa henkilötietojen käsittely lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

4. Käsiteltävät tiedot

Copla voi käsitellä rekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

  • Perustietoja rekisterinpitäjän asiakkaana toimivasta yhteisöstä, kuten yhteisön nimi, osoite, puhelinnumero, verkkosivujen osoite, verkkolaskutusosoite, Y-tunnus, tunnus ja valokuvia.
  • Yhteisön edustajan (päättäjä ja/tai yhteyshenkilö) perustiedot, kuten nimi, asema tai ammatti, postiosoite, toimitusosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • Asiakkuuteen, muuhun asialliseen yhteyteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten asiointikieli, asiakasnumero, asiakkaalle tehdyt tarjoukset, tilaukset, sopimukset, toimitukset, hankitut tuotteet ja palvelut ja reklamaatiotiedot
  • Laskutukseen, maksusuoritukseen ja perintään liittyvät tiedot
  • Tiedot suoramarkkinointisuostumuksista ja -kielloista
  • Verkkosivuilla vierailevan henkilön IP-osoite, laitetunnus ja evästeet
  • Rekisteröidyn suostumuksella muita tietoja

5. Tietojen lähteet

Tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyiltä itseltään sopimusten tekemisen yhteydessä, käyttäjän rekisteröityessä Coplan tarjoaman DocStarter-palvelun käyttäjäksi, palvelun käytön yhteydessä tai muutoin. Henkilötietoja voidaan myös kerätä ja päivittää yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, kaupparekisteristä, luottotietorekisteristä sekä muista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

Lisäksi tietoja voidaan kerätä hyödyntämällä evästeitä tai muita vastaavia tekniikoita.

6. Tietojen luovutukset sekä tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Copla voi luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Tietoja voidaan luovuttaa Coplan yhteistyökumppaneille, jotta Copla pystyy toimittamaan tarjoamansa tuotteet ja palvelut.

Yhteisöjä edustavien rekisteröityjen osalta Copla voi käyttää henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin yhdessä yhteistyökumppaniensa kanssa, ellei rekisteröity ole nimenomaisesti kieltänyt henkilötietojen käyttöä näihin tarkoituksiin.

Copla voi hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä lukuunsa toimivia alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja Coplan toimeksiannosta. Henkilötietoja voidaan tallentaa IT-palveluntarjoajien hallinnoimille ja suojaamille palvelimille.

Copla ja sen alihankkijat eivät säännönmukaisesti siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. DocStarter-palvelun käyttäjällä on kuitenkin mahdollisuus kirjautua palveluun lähtökohtaisesti ympäri maailmaa.

7. Tietojen suojaus ja säilytys

Henkilötiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen mukaisesti suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa, jotka ovat asianmukaisesti suojattuna ja joihin pääsevät käsiksi ainoastaan ennalta määritellyt henkilöt.

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain sellaiset työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Vaitiolovelvollisuus sitoo kaikkia henkilötietoja käsitteleviä työntekijöitä.

Copla säilyttää tietoja niin kauan kuin se on tarpeen tietojen käsittelemistä varten. Rekisterin henkilötiedot poistetaan, kun tietoihin liittyvät toimenpiteet, velvollisuudet ja vastuut ovat loppuneet ja asiakkaaseen tai palvelusuhteeseen liittyvä vaatimusaika on kulunut. Tietojen säilytysaika on tyypillisesti 6–10 vuotta.

Tietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi Copla huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Tällaiset tiedot oikaistaan tai hävitetään viipymättä.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteriin merkityllä henkilöllä on tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus tarkastaa rekisteriin talletetut tietonsa ja oikeus vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisemista tai poistamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus, kun Copla käsittelee tietoja suostumuksen perusteella.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. Erityisistä syistä rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, kun tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Tätä koskevan pyynnön yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen seikka, jonka perusteella käsittelyä vastustetaan.

Kaikki rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt on lähetettävä kirjallisesti Coplan edellä mainitulle yhteyshenkilölle. Copla voi tällöin pyytää rekisteröityä varmentamaan henkilöllisyytensä tai tarkentamaan pyyntöä ennen sen toteuttamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo Coplan käsitelleen henkilötietoja tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

9. Muutokset selosteeseen ja evästekäytäntöön

Copla voi ajoittain muuttaa tätä tietosuojaselostetta sekä evästekäytäntöään. Päivitetty versio tietosuojaselosteesta ja evästekäytännöstä julkaistaan Coplan verkkosivuilla. Jos muutokset ovat merkittäviä, Copla voi ilmoittaa rekisteröidyille muutoksista myös muilla tavoin, esimerkiksi sähköpostitse tai tiedottamalla verkkosivuillaan.

Copla suosittelee, että rekisteröidyt käyvät säännöllisesti Coplan verkkosivuilla tutustumassa viimeisimpään versioon DocStarter-palvelun tietosuojaselosteesta ja Coplan evästekäytännöstä.

10. Evästekäytäntö

Coplan ja DocStarterin verkkosivuilla ja sosiaalisen median toiminnoissa käytetään evästeitä (cookies). Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle.

Copla ja sen yhteistyökumppanit käyttävät evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita verkkosivuston ylläpitoon ja kehittämiseen, käyttökokemuksen parantamiseen ja analysointiin, tilastollisiin tarkoituksiin, sisällön räätälöintiin sekä mainonnan ja markkinointiviestien kohdentamiseen.

Evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla kerätään tietoja esimerkiksi siitä, miltä verkkosivulta käyttäjä on siirtynyt toiselle, milloin ja mitä verkkosivuja käyttäjä on selannut, mitä selainta käyttäjä käyttää, mikä on käyttäjän näytön tarkkuus, laitteen käyttöjärjestelmä ja IP-osoite.

Coplan ja DocStarterin verkkosivuilla voidaan käyttää seuraavia, erityyppisiä evästeitä:

  • Välttämättömät evästeet: nämä evästeet ovat välttämättömiä verkkosivuston moitteettomalle toiminnalle ja mahdollistavat hyvän käyttökokemuksen. Nämä evästeet eivät kerää tietoja, joiden avulla on mahdollistaa tunnistaa käyttäjä.
  • Toiminnalliset evästeet: näiden evästeiden avulla on mahdollista tallentaa tietoja, jotka vaikuttavat sivujen ulkoasuun tai toimintoihin. Nämä evästeet huomioivat esimerkiksi käyttäjän kieliasetukset tai maantieteellisen alueen.
  • Tilastolliset ja analyyttiset evästeet: näiden evästeiden avulla verkkosivuston omistaja ymmärtää, kuinka kävijät ovat vuorovaikutuksessa verkkosivujen kanssa. Evästeiden avulla on mahdollista parantaa verkkosivuston toimivuutta.
  • Markkinointievästeet: nämä evästeet auttavat verkkosivuston omistajaa tekemään verkkosivustonsa sisällön mahdollisimman henkilökohtaiseksi. Evästeiden avulla voidaan esimerkiksi näyttää kohdennettua mainontaa ja sisältöä käyttäjän aikaisemman verkkokäyttäytymisen perusteella.

Coplan ja DocStarterin verkkosivuilla voidaan käyttää myös ns. kolmansien osapuolien evästeitä. Kolmansilla osapuolilla tarkoitetaan Coplan ulkopuolisia tahoja, kuten mittaus- ja seurantapalveluiden tarjoajia (esimerkiksi Google Analytics). Nämä ns. kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa Coplan palveluissa esimerkiksi tilastoidakseen eri sivustojen kävijämääriä.

Coplan ja DocStarterin verkkosivuilla voi olla käytössä ns. kolmannen osapuolen yhteisöliitännäisiä, joiden avulla sivustolla voidaan esimerkiksi näyttää sosiaalisen median (kuten Facebook) sisältöjä. Sivuston yhteisöliitännäiset voivat asettaa evästeitä omista palveluistaan ja omien periaatteidensa mukaisesti. Käyttäjä voi tutustua yhteisöpalveluihin sekä näiden soveltamiin yksityisyydensuojaa koskeviin periaatteisiin kussakin palvelussa.

Copla käyttää sekä istuntokohtaisia evästeitä, jotka vanhentuvat, kun käyttäjä sulkee verkkoselaimen, että pysyviä evästeitä, jotka säilyvät käyttäjän laitteella tietyn ajan tai kunnes käyttäjä poistaa ne. Pysyvien evästeiden voimassaoloaika vaihtelee muutamasta kuukaudesta muutamaan vuoteen. Käyttäjä voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan.

Evästeiden käytön voi halutessaan kytkeä pois internetselaimen asetuksista, mutta verkkosivut eivät välttämättä toimi poiskytkemisen jälkeen oikein. Muiden kuin välttämättömien evästeiden käyttämiseen Copla pyytää verkkosivuston käyttäjän suostumuksen.

KOKEILE 30 PÄIVÄÄ SITOUMUKSETTA

DocStarter tehostaa yrityksen päivittäisiä prosesseja automatisoimalla asiakirjojen luomisen. Työmaa- tai maastokäynnistä on helppoa koostaa raportit talteen itselle tai muille toimitettavaksi.

Osoite: Ruosilankuja 3 A, 00390 Helsinki
E-mail: docstarter(at)copla.fi
Puhelin: +358 20 155 2010
Sosiaalinen media: Facebook | LinkedIn | Youtube