fbpx

Asiakirjan laadinta tehostuu huomattavasti DocStarterilla. Automatisoi lähes kaiken Wordillä tehtävän työn

Tarjousten lähettäminen ja tarjouspyyntöihin vastaaminen on aikaa vievää. Tarjousprosessin on syytä on mahdollisimman tehokasta, koska yleensä asiantuntijatyön laskutus alkaa vasta tarjouksen hyväksymisen jälkeen. Jos tarjousprosessi on tehokas, minimoituu ilmaisen työn määrä ja työaika voidaan käyttää tehokkaammin laskutusta tuottavaan ja asiakkaalle arvoa luovaan työhön.

DocStarterin avulla tarjousprosessi saadaan tehostettua mahdollisimman virtaviivaiseksi. Ainekset hyviin tarjouspohjiin löytyy yleensä jo lähetetyistä tarjouksista.

Laadukkaan, nopean ja virheettömän tarjouksen kaava:

  1. Tarjoustemplaatti DocStarter templaattitietokantaan. Laadukkaan näköinen tarjoustemplaatti sisältää yleensä erillisen kansilehtiasettelun, esimerkiksi jonkin yritykseen liittyvän kuvan tai logon. Templaatin Header sisältää maininnan, että kyseessä on tarjous, tarjouksen annon päivämäärä, tarjouksen tekijän nimi, sähköposti ja puhelinnumero. Footteriin laitetaan yleensä oman yrityksen yleiset yhteystiedot kuten Y-tunnus, nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköposti.
  2. Kansilehden tiedot DocStarter dokumenttikantaan. Kansilehden tiedoissa mainitaan yleensä isolla otsikkofontilla kenelle tarjous on osoitettu ja mahdollisesti projektin nimi
  3. Sisällysluettelo-osa DocStaterin asiakirjakantaan. Jos tarjous on laaja ja käsittää useita osa-alueita hyvässä tarjouksessa on tällöin selkeä sisällysluettelo
  4. Tarjouspohjat DocStarter-tietokannassa. Erilaisesta tarjousaineistosta syntyy helposti uusia tarjouksia vastauksina asiakkaiden tarjouspyyntöihin. Esimerkiksi jos tarjoamme kokonaisuuksina ikkunakorjausremontteja voidaan sisältö viedä rakeistettuna tietokantaan sisältäen esimerkiksi osat: ikkunakorjauksen suunnittelu, ikkunoiden uusinnan suunnittelu, ovien uusinnan suunnittelu, julkisivusaumojen suunnittelu, julkisivukorjauksen suunnittelu ja niin edelleen. Näin pienistä paloista saadaan tarpeen mukaan nopeasti luotua todella tarkkoja ja hyviä tarjouksia erilaisiin tarjouspyyntöihin, joiden sisältö aina hiukan vaihtelee. Tarjousten sisällön laskentaan kannattaa mahdollisesti käyttää jotakin tarjouslaskentatyökalua.
  5. Allekirjoitus osa. Allekirjoitukseen tulee yleensä tarjouksen antajan nimi ja allekirjoituskenttä. Valmis tarjous kannattaa muuttaa Word-formaatista PDF:ksi ja allekirjoittaa sähköisesti.

Lisää tehoa tarjoukseen saa integroimalla DocStarterin ERP-järjestelmään, jolloin tekijän tiedot, vastaanottajan tiedot, oman yrityksen tiedot ja mahdolliset projektin tiedot tulevat tarjoukseen suoraan yhtiön yleisestä toiminnanohjausjärjestelmästä.

Copla Oy:n Sami Kaikkonen: ”Parhaimmillaan tarjouspyynnön kilahtaessa sähköpostiin on valmis tarjous jo viidessä minuutissa vastaanottajalla”